Plenum u praksi - Arhiv društvenih pokreta

Prethodno poglavlje: Kako organizovati plenum?

Plenum postoji jedino u trenucima kad članovi određenog kolektiva učestvuju na opštem sastanku koji nazivamo plenumom. Ne postoje članovi plenuma nego samo učesnici plenuma. Izvan tog čina zajedničkog okupljanja, raspravljanja i odlučivanja plenum zapravo ne postoji. On nije formalno telo poput parlamenta sa svojom zgradom i svojim zaposlenima – plenum ne konstituiše kolektiv, kolektiv konstituiše plenum.

Tehničko izvođenje plenuma

Tehničko osoblje

Tehničar – priprema mikrofon, razglas i ostalu tehničku opremu za plenum. Tehničko osoblje dolazi u prostoriju desetak minuta pre početka plenuma kako bi uključilo i testiralo razglas, kompjutere i ostalu potrebnu opremu.

Dva moderatora – vode plenum, čitaju dnevni red, moderiraju raspravu, sažimaju zaključke rasprave, koordinišu formulisanje pitanja za glasanje.

Zapisničar – piše zapisnik koji je projektovan javno na zidu i na taj način vidljiv svim učesnicima plenuma. Nakon plenuma zapisničar, služeći se zapisnikom, piše izveštaj s plenuma koji se objavljuje na portalu i dostupan je svima kako bi i oni koji nisu bili na plenumu znali što se događalo i odlučilo. Zapisničar takođe meri vreme rasprave te nakon 30 minuta javlja moderatoru da može prekinuti raspravu i pitati da li plenum želi nastavak iste. Zapisničar takođe dolazi ranije kako bi pripremio materijale pre plenuma – dokumente, video-snimke i sl.

Osoba koja zapisuje redosled javljanja za reč (za plenume s više od 200 prisutnih preporučuje se imati ih dvoje).

Što više redara koji se brinu o redu, dodaju mikrofon i prebrojavaju glasove. Takođe, primaju poruke iz plenuma i prosleđuju ih moderatoru.

Dnevni red se radi dva sata pre plenuma na redovnoj grupi za tehnikalije. U dnevni red se uključuju svi jasno formulisani predlozi pristigli na e-mail plenum-tehnikalijâ (predlozi se mogu dostavljati i na druge načine koje odredi plenum, u zavisnosti od tehničkih mogućnosti, npr. stavljanjem pismenih predloga u sandučić). Tâ grupa je, jasno, otvorena svima. Takođe, na njoj se pre plenuma pripremaju i moderatori za plenum s obzirom na to da se svaki put menjaju. Po pravilu na njoj bi trebalo da budu prisutni i moderatori prošlog plenuma.

Insistiranje na tome da svaki plenum vode drugi moderatori proizlazi iz same ideje direktne demokratije u kojoj je naglasak na ravnopravnosti kao i na jednakoj podeli odgovornosti. To je još jedan način za uključivanje što šireg kruga ljudi u aktivnije participiranje na plenumu. Koliko se često moderatori mogu ponavljati, zavisi od veličine kolektiva.

Tok plenuma

Moderatori pozdravljaju prisutne, predstavljaju se i plenum počinje. Na početku se čita prva tačka pravilâ i smernicâ plenuma. Nakon toga moderatori predstave dnevni red i saslušaju eventualne primedbe i da po potrebi intervenišu u dnevni red (dnevni red se ne izglasava posebno).

Prva na redu su obaveštenja. O njima nema glasanja, a tokom njihog čitanja novinarima je dopušteno snimanje i fotografisanje plenuma. Reč je o obaveštenjima koje u vremenu između dva plenuma pristignu na e-mail plenum-tehnikalijâ ili o obaveštenjima vezanim za akcije kojima se plenum bavi, delovanje fakulteta, situaciju u društvu itd. Nakon toga moderatori pozivaju novinare da prestanu sa snimanjem.

Idući po dnevnom redu, moderatori čitaju materijale ili daju reč osobama koje podnose izveštaje radnih grupa. Prvo se slušaju izveštaji radnih grupa, a zatim se prelazi na pojedinačne teme koje su svrstane u dnevni red (koje su pristigle na e-mail plenum-tehnikalijâ pre plenuma – ponekad se teme mogu uključiti, po potrebi, i na samom plenumu). Za vreme studentske kontrole nad fakultetom, stalna je (poslednja) tačka „nastavak/prekid blokade“. Iza svake teme po potrebi može (ali i ne mora) da se glasa. Iza nekih tema može biti i više glasanja. Teme se po potrebi mogu uputiti i na dalje rasprave na radnim grupama i samim tim se glasanje na taj način može odložiti. Svaka odluka plenuma može se promeniti već na sledećem plenumu.

Nakon svake tačke otvara se, ako ima interesa, rasprava koja traje do 30 minuta pre no što se upita plenum da li želi da je produži (Pitanju „Želi li plenum da nastavi raspravu?“ nužno prethodi rezime dotadašnje rasprave i definicija onoga što će se dogoditi ako se rasprava prekine – prelazak na sledeću tačku dnevnog reda, prelazak na glasanje i sl). Pre nego što se ide na glasanje o prekidu rasprave treba dati reč onima koji su se javili za nju pre isteka pola sata. Prethodno odabrani članovi tehničkog osoblja zapisuju redosled javljanja za reč i dodaju mikrofon osobi koja ima reč. Moderatori su dužni da upozore ako se argumenti ponavljaju i da povremeno sumiraju ono što je do tad izloženo. Kako bi plenum lakše sledio raspravu i što manje se ponavljao, korisno je i da zapisničar beleži argumente.

Ako dođe do glasanja, moderator ili bilo koji učesnik plenuma predlaže formulaciju za glasanje koja mora biti ispisana na ekranu. Pitanje mora biti formulisano tako da se može glasati za, protiv ili suzdržano. Po potrebi se plenumu može ponuditi i veći izbor odgovora [ a), b), c), d) ] pa se glasa za svaki od njih. Ako nema prigovora na formulaciju, odnosno kada plenum uspe da se složi oko formulacije pitanja, pristupa se glasanju. Ako nije očigledno kojih je glasova više, pristupa se brojanju glasova koji sprovode redari. Za vreme prebrojavanja glasova niko ne sme da uđe ili izađe iz prostorije.

Na kraju plenuma poželjno je izabrati datum i moderatore za sledeći plenum i, po potrebi, delegate. Plenum za ta mesta može predložiti samo prisutne osobe, koje potom moraju da prihvate kandidaturu i koje na kraju plenum mora da odobri glasanjem.

Nakon što moderatori zaključe plenum, zadrže se neko vreme na svom mestu kako bi izabrani moderatori i delegati mogli da im pristupe i ostave svoje kontakte. Moderatori se menjaju za svaki plenum te pojedinci mogu biti moderatori samo jedanput u akademskoj godini. Zapisničar šalje zapisnik na e-mail grupe za tehnička pitanja plenuma radi mogućih kasnijih upućivanja na odluke izglasane na tom plenumu te piše izveštaj s plenuma za web-portal.

PRAVILA I SMERNICE PLENUMA

Pravila i smernice plenuma Filozofskog fakulteta u Zagrebu (izglasana 28.9.2010¹)

Cilj ovog dokumenta nije formalizacija ili kodifikacija plenuma nego pomoć u normalnom funkcionisanju. U tom smislu podložan je svim predlozima, kritikama, izmenama i poboljšanjima koja se zaprimaju na e-mail adresu radne grupe za tehnička pitanja (tehnikalije). Svi primljeni predlozi prolaze kroz raspravu na javnim sastancima grupe i na sednicama samog plenuma.

A) Pravila

1. Svi zainteresovani imaju pravo da učestvuju na plenumu– bili oni studenti Filozofskog fakulteta ili ne. Odluke se donose relativnom većinom glasova pri čemu plenum u donošenju odluka teži koncenzusu. Rasprava pre glasanja se odvija u pristojnom i tolerantnom tonu po pravilima i smernicama koja je plenum izglasao, a koja sprovode moderatori plenuma. Odluke donete na plenumu su obavezujuće za sve.

2. Plenum se saziva po potrebi, po pravilu jednom nedeljno, a minimalno jednom mesečno. Termin narednog plenuma određuje se na samom plenumu. O sazivanju vanrednog plenuma odlučuje se na radnoj grupi za tehnička pitanja plenuma na predlog bilo koje radne grupe ili pojedinca.

3. Radna grupa za tehnička pitanja plenuma bavi se tehničkom pripremom plenuma, što uključuje:
a. koordinaciju tehničkog osoblja plenuma,
b. pripremu moderatora po pitanju pravila i smernica plenuma, dosadašnjih odluka plenuma i sastavljanja dnevnog reda i
c. sazivanje vanrednih sednica plenuma.

Radnu grupu za tehnička pitanja plenuma čine moderatori prošlog i sledećeg plenuma i svi zainteresovani. Grupa se, uz moguće dodatne sastanke po potrebi između dva plenuma, nužno sastaje na dan plenuma.

4. Tehničko osoblje plenuma uključuje:
a. redare i njihovog koordinatora
b. zapisničara
c. tehničara (osoba koja se brine za mikrofone, zvučnike, kompjutere, projektor i slično)
d. osobu koja zapisuje redosled javljanja za reč
e. osobu koja prima pismene predloge za vreme sednice

5. Predlozi za dnevni red primaju se najkasnije 1 sat pre plenuma. Dnevni red formulišu moderatori na sastanku radne grupe za tehnička pitanja plenuma, na dan plenuma. Svi predlozi koji nisu prijavljeni u propisanom roku, a za koje se smatra da moraju da se uključe u dnevni red, predlažu se na samom plenumu nakon što moderator izloži dnevni red. Da bi takav naknadni predlog bio uključen u dnevni red mora se objasniti zašto predlog nije predat na vreme i zašto je važno da se baš na tom plenumu raspravlja o tome. Moderatori moraju da obrazlože i zašto neki predlog koji je podnet na vreme nije uključen u dnevni red.

Predlozi za dnevni red se podnose usmeno na sastanku radne grupe za tehnička pitanja plenuma ili pismeno na njenu e-mail adresu.

6. Moderatori se menjaju iz plenuma u plenum, pri čemu ista osoba ne sme da preuzme ulogu moderatora više od jednom u akademskoj godini. Osobe koje su već bile u ulozi moderatora ili portparola mogu biti izabrane za ulogu u kojoj nisu bile. Načelnu prednost pri izboru ima osoba koja do sada nije vršila nijednu od te dve funkcije. Pre izglasavanja moderatorâ i portparolâ nužno je podstaći učesnike na komentare i primedbe.

7. Dok plenum traje, za stolom uz moderatore smeju da sede isključivo osobe koje sačinjavaju tehničko osoblje plenuma (navedene pod tačkom 4). Osobe na navedenim tehničkim funkcijama ne moraju da se rotiraju niti da se izglasavaju, premda se i ta mogućnost ostavlja ako se za to stvori potreba. I moderatori i tehničko osoblje plenuma mogu da iznesu svoje lične stavove plenumu pod istim uslovima kao i svi ostali učesnici.

8. Za svaku tačku dnevnog reda otvara se rasprava. Učesnici plenuma se za raspravu prijavljuju dizanjem ruke, a reč dobijaju prema redosledu javljanja. Ne postoji direktna replika. Kad se pokaže da više nema zainteresovanih za raspravu, može se preći na glasanje.

U slučaju duže rasprave, plenum može da glasa o nastavku rasprave na predlog moderatora. Glasanje o prekidu rasprave može da usledi najranije 30 minuta nakon početka rasprave ili prethodnog glasanja o prekidu i može da se ponavlja više puta tokom iste rasprave. Pitanje o prekidu rasprave postavlja se najranije 30 minuta nakon njenog početka. Pitanju „Da li je plenum za prekid rasprave?“ nužno prethodi rezime dotadašnje rasprave i definicija onoga što će se dogoditi ako se rasprava prekine, dakle: „Da li je plenum za prekid rasprave i prelazak na sledeću tačku dnevnog reda?“ ili „Da li je plenum za prekid rasprave i glasanje o X?“.

9. Unutar istog plenuma doneta odluka se ne sme preglasavati, osim u slučaju kršenja procedure ili naknadnog primanja ključnih informacija.

10. Plenum može da pošalje delegate u slučaju potrebe ili na zahtev. Pri odlučivanju o slanju delegata nije presudno zašto se delegati traže, nego za šta smo voljni da ih pošaljemo. Slanje delegata sprovodi se prema sledećim pravilima:
a. Delegati treba da od plenuma dobiju jasno definisan mandat i da deluju isključivo u okviru odluka plenuma.
b. Ako je u pitanju više sastanaka, delegati se rotiraju.
c. Delegatski mandat važi između dva plenuma za sastanke koji se tiču istog pitanja.

Način biranja delegata:
a. Dopušta se predlaganje neograničenog broja kandidatâ.
b. Kandidati moraju biti prisutni i prihvatiti kandidaturu.
c. Moraju se dopustiti argumenti za i protiv pojedinog kandidata.
d. Predloženim kandidatima plenum mora izglasati poverenje.

11. Plenumske radne grupe po pravilu moraju da imaju istaknutu e-mail adresu na www.slobodnifilozofski.com. Na pristigle e-mailove treba odgovorati u roku ne dužem od dva dana. Termin sastanka svake radne grupe mora biti najavljen na www.slobodnifilozofski.com 24 sata ranije. Radne grupe su otvorene za sve zainteresovane.

12. Plenum je iznad procedure i u svakom trenutku je može promeniti

B) Smernice

1. Dva moderatora, jedan koji prati liniju argumentacije i sumira svakih desetak minuta i drugi koji obavlja ostale moderatorske dužnosti; na primer, poziva prijavljene da odustanu od svog prava na reč ukoliko je tokom rasprave njihov argument iznet ili da sumiraju duža izlaganja i tome slično. Uloge prvog i drugog moderatora menjaju se naizmenično, po tačkama dnevnog reda.

2. Predlagač tačke dnevnog reda bi trebalo da prilikom predlaganja tačke, ako je moguće, odmah i formuliše pitanje o kom bi plenum trebalo da glasa. Mogućnost formulisanja pitanja ima svaki učesnik plenuma, a ne samo moderatori. Zapisničar ne bi trebalo da utiče na formulisanje pitanja. Pitanje pre glasanja mora biti jasno definisano, po mogućstvu ispisano na ekranu, tabli, zidu, pri čemu se ne sme pristupiti glasanju pre nego što je pitanje ispisano.
Nakon što je pitanje formulisano moderatori pre glasanja postavljaju pitanje: „Ima li iko konkretan komentar na formulaciju pitanja ili prigovor na kršenje procedure pre glasanja?“

3. Sve odluke s prethodnih plenuma se izvlače na jedan papir kako bi moderatori mogli da se adekvatno pripreme. Zapisničar je taj koji bi trebalo da učini to.

4. Tehnička uputstva za moderatore: treba biti smiren, suzdržan, objektivan, ne prekidati naglo raspravu koja nije direktno vezana uz temu, ne postavljati se iznad plenuma, ne nametati plenumu zaključke, iznad svega izbegavati svaki oblik autoritarnosti, humor je dobrodošao itd. Ako se postave pitanja koja se ponavljaju (npr. održavanje kolokvijuma, ispita i sl), to treba rešiti putem obaveštenja.

5. Okvirna struktura dnevnog reda:
a. Predstavljanje dnevnog reda – uz argumentovanje zašto su pojedini predlozi odbijeni i mogućnost da učesnici plenuma predlože tačku koja nije primljena na vreme.
b. Obaveštenja.
c. Izveštaj radnih grupa.
d. Aktuelno – obuhvata predloge pristigle radnoj grupi za tehnička pitanja.
e. Određivanje termina sledećeg plenuma i izglasavanje moderatora i portparola.
f. Razno – predlozi, komentari, obaveštenja i sl. koji se primaju tokom plenuma na papirićima.

6. Za uspešno funkcionisanje plenuma bilo bi dobro imati:
– barem dva mikrofona (jedan za moderatore i jedan bežični za raspravu)
– razglas
– kompjuter
– projektor na kom će svi učesnici plenuma moći da prate zapisnik i vide jasno formulisano pitanje za glasanje pre samog glasanja

7. U slučaju da jedan ili oba moderatora izabrana za sledeći plenum iz bilo kog razloga nisu u mogućnosti da obavljaju poverena zaduženja, zamenjuju ih moderatori sa prošlog plenuma. U slučaju da jedan ili oba moderatora prošlog plenuma takođe nisu u mogućnosti da obavljaju tu dužnost, svi prisutni na sastanku grupe za tehnička pitanja plenuma među sobom biraju moderatore za sledeći plenum. Isključivu prednost kod takvog izbora imaju oni prisutni koji u tekućoj akademskoj godini još nisu imali ulogu moderatora plenuma, tek u slučaju nedostatka istih mogu biti izabrani oni koji su tu ulogu već obavljali. U svim gore navedenim slučajevima, na početku plenuma moraju se glasanjem potvrditi moderatori izglasane na ovaj način, nakon rasprave, ako se za nju ukazala potreba. U slučaju da tako predloženi kandidati ne budu potvrđeni, oni svoju privremenu ulogu moderatora zadržavaju dok se odlučuje o tome hoće li se izabrati novi moderatori za aktuelni plenum ili za naredni plenum, za koji onda treba odrediti i datum, a nakon čega se aktuelni prekida.

8. Ako odluka nije jasna, tj. ako ima puno suzdržanih ili je broj onih za ili protiv jednak, ta situacija se tretira kao da odluka nije doneta i potom se na istu temu ponovo otvara rasprava nakon koje sledi glasanje. Ukoliko odluka ni nakon toga nije jasna, moderatori pitaju je li potrebno otvoriti raspravu o prihvatanju ovakvog ishoda glasanja. Sledeći korak je pitanje: „Prihvata li plenum ovako izglasanu odluku?“ U slučaju da plenum to ne prihvati, cela procedura počinje ponovo. Ako plenum proceni da tema ne zahteva dodatnu raspravu i glasanje, na snazi ostaje rezultat prvobitnog glasanja.

C) Aneks

* Pravila su obavezujuća, dok su smernice samo savetodavne. Odlukom plenuma smernica se može pretvoriti u pravilo. Dodavanje novih smernica je dobrodošlo. Nova pravila treba dodavati s velikim oprezom kako ne bi došlo do preterane formalizacije plenuma.
* Sva predstavljena pravila i smernice prošli su raspravu na sekciji za tehnička pitanja plenuma a potom i na samom plenumu.

KODEKS PONAŠANJA ZA VREME STUDENTSKE KONTROLE NAD FILOZOFSKIM FAKULTETOM

Za vreme studentske kontrole nad Filozofskim fakultetom, s početkom u ponedeljak, 20. aprila 2009, ulaz u prostor Fakulteta ostaje slobodan za sve po svim pravilima koja važe na Fakultetu i u redovno vreme. Niko ni na koji način ne sme da ometa pravo zaposlenih na Fakultetu da dođu na svoje radno mesto. Nastavni proces je jedina aktivnost koja će se blokirati bez izuzetka. Profesorima Fakulteta onemogućeno je održavanje predavanja, seminara i kolokvijuma. S druge strane, moći će slobodno da drže konsultacije, ispite itd. u svojim kabinetima.
Svi aktivni učesnici preuzimanja kontrole nad Filozofskim fakultetom kao i ostali posetioci i zaposleni istog odnosiće se jedni prema drugima, prema osoblju i imovini Fakulteta s maksimalnim poštovanjem i trudiće se da ih ni na koji način ne ugroze.
Jedina grupa koja ima pravo da fizički spreči nekoga u njegovim/njenim namerama je studentska redarska služba, ali i te intervencije moraju da prođu u maksimalnom trudu da se sve reši mirnim putem i bez nasilja. Tek kad predstavnici redara zaključe da ne mogu da kontrolišu određenu situaciju sami, na njihov poziv u pomoć im se pridružuju i ostali.
Svi bez pogovora slušaju uputstva redarâ. Sloboda kretanja na Fakultetu za vreme ove akcije će biti smanjena, ali svi moramo biti svesni da je to nužno za njeno uspešno sprovođenje.
Svi zakoni Republike Hrvatske i pravilnici Filozofskog fakulteta kojima se zabranjuje konzumiranje droge i alkohola i pušenje na Fakultetu u potpunosti će se poštovati bez ikakvih izuzetaka.
Svi koji primete da neko krši ova pravila pozvani su da dotičnoj osobi skrenu pažnju na to. Ukoliko se kršenje pravila nastavi, dužnost im je da određenu osobu prijave najbližem redaru koji će dalje postupiti u skladu sa svojim ovlašćenjima.
U slučaju policijske intervencije na prostoru fakulteta, pruža se pasivni otpor. Na mestu na kom ih je intervencija zatekla svi sedaju na pod i ne uzvraćaju ni fizičkim, ni verbalnim nasiljem, bez obzira na vrstu provokacije. Sa druge strane, jedini način da se odstrane sa te lokacije jeste da ih, doslovno, fizički odnesu.
Sve odluke koje se tiču daljeg funkcionisanja studentske kontrole fakulteta, njenog daljeg trajanja ili prekida, unošenja određenih promena u program, kodeks ponašanja i dr. donose se na plenumima prema pravilima i smernicama plenuma Filozofskog fakulteta u Zagrebu.
Za vreme trajanja studentske kontrole fakulteta, plenumi se održavaju svakodnevno.

VOĐENJE ZAPISNIKA NA PLENUMU

Čemu služi zapisnik?

informisanju zainteresovanih koji nisu mogli da prisustvuju plenumu
jako je korisno imati napismeno sve što je izglasano na plenumu: s vremenom se nakupi mnoštvo sadržaja i nije moguće upamtiti sve (ili se neke stvari pogrešno zapamte) pa je potrebno pogledati stare zapisnike.
ako je zapisnik projektovan na zid, učesnici plenuma mogu lakše da prate šta se dešava na plenumu

Tehnička uputstva:

najbolje je pisati zapisnik na kompjuteru, radi lakšeg arhiviranja i kasnijeg služenja njime,
ako je moguće, kompjuter bi trebalo spojiti s projektorom kako bi projektovao tekst zapisnika tako da ga svi prisutni lako vide. Zapisnik se najbolje prati ako je projektovan na zid iznad ili pored moderatora (ako je zapisnik projektovan na zid, mogu da ga čitaju svi prisutni na plenumu i da na taj način kontrolišu zapisničara kao i da intervenišu ako smatraju da je to potrebno).

Kako se piše zapisnik?

Svaki zapisnik mora da sadrži:

datum, npr. Zapisnik s plenuma održanog 26. 5. 2009.
vreme početka i završetka plenuma. Nakon što plenum završi, zapisničar pogleda vreme i na samom kraju zapisnika napiše:
Plenum je zaključen u 23.56h.
procena broja prisutnih (nije nužno)
dnevni red
Zapisničar na samom početku zapisnika prepiše dnevni red koji su sastavili moderatori. Ako se zapisnik projektuje na zid, ovaj deo zapisnika treba biti prikazan pre početka plenuma kako bi prisutni mogli da daju eventualne primedbe.

Nakon početka plenuma:

zapisničar jednostavno sledi dnevni red prateći pritom moderatore:
tačku dnevnog reda napiše kao naslov i ispod toga zapisuje što se dešava na plenumu.
npr. tačka 2 (osvrt na novi predlog zakona)
plenumu je pročitan novi predlog zakona…
nije potrebno da se zapisuje svaku reč, ali je ipak dobro da se glavni argumenti rasprave zapišu
npr. neki učesnici plenuma ističu da je ovaj predlog neprihvatljiv jer se ne odnosi na vanredne studente
nakon što moderatori otvore raspravu, dužnost zapisničara je da pogleda na sat i zabeleži vreme početka rasprave:
npr. rasprava je otvorena u 20.16h
Zapisničar daje znak moderatorima po isteku dogovorenog vremena trajanja rasprave.
ako su za rad plenuma potrebni neki dokumenti, dužnost zapisničara je da prikaže traženi dokument ukoliko to moderator ili osoba koja izlaže zahteva od njega.
Dodatni dokumenti dostavljaju se zapisničaru pred sam početak plenuma i najbolje je da se odmah otvore i da budu spremni.
nakon što se formuliše pitanje za glasanje, zapisničar ga zapiše kako bi učesnici plenuma mogli da daju eventualne primedbe.
Zapisničar ne formuliše pitanje, ali može da dâ sugestiju ukoliko postoji potreba za tim.
zapisničar ne sme da zaboravi da zapiše kakav je ishod glasanja!
Ako situacija, odnosno moderatori, ne daju drugačija uputstva, nije potrebno da se zapiše koliko je ljudi bilo za, koliko protiv, a koliko je bilo suzdržanih.

Mali trikovi i opaske:

dnevni red najbolje je kopirati i pejstovati ispod postojećeg, s malim razmacima između tačaka. Tako je zapisničar u svakom trenutku spreman da pređe na sledeću tačku dnevnog reda i ne mora da gubi vreme na prepisivanje naslova, što je korisno jer se često i brzo prelazi s tačke na tačku.
u zapisnik se ne unose imena učesnika plenuma.
Od ovog pravila su izuzeti: kontakt-osobe, izaslanici, portparoli i moderatori za sledeći plenum (ali i tu se unose samo imena, ne i prezimena). Dozvoljeno je navoditi imena javnih osoba.
zapisničar ne treba da se boji ako ne zna da li je nešto dovoljno važno da se zapiše – treba ići po osećaju, a, ako ipak postoji sumnja, uvek je bolje zapisati. Takođe, zapisničar u svakom trenutku može da računa na plenum koji će ga po potrebi ispraviti ili dopuniti.
zapisničar treba da (po)sluša sugestije učesnika plenuma
dobro je da do zapisničara sedi osoba koja može da mu pomogne u formulacijama, da mu čita podatke s papira, da zapamti ono što treba da se zapiše (npr. e-mail ili broj telefona) kada zapisničar ne stigne itd.
zapisničar povremeno sme biti duhovit, ali ne i neozbiljan, ne sme da privatizuje medijski prostor zapisnika niti da se postavi iznad plenuma ličnim komentarima.

DELEGATSKA DUŽNOST I MANDATI

Plenum je politički subjekt koji odluke donosi direktno-demokratskim putem, većinom glasova svih prisutnih. On je istovremeno platforma za artikulaciju volje većine, i njen simbolički reprezent. Sve političke odluke donosi kolektivno i one su obavezujuće za sve. Zbog toga plenum ne može da predstavlja niko osim njega samog. Predstavničke strukture, birokratija, i izvršna tela koja bi u njegovo ime odlučivala mu nisu potrebna.

No, redovno postoji potreba da se te odluke ili sprovedu u praksi, ili prenesu u komunikacijskim uslovima koji onemogućuju učestvovanje velikog broja ljudi. Zbog toga je potrebno prepuštati nekolicini pojedinačnih učesnika plenuma ili manjim grupama okupljenim oko konkretnog problema odgovornost za to sprovođenje i prenošenje. Postoje dva mehanizma kroz koje to može da se učini: delegatska dužnost i mandat.

Delegatska dužnost

Kako za vreme trajanja blokade, tako i nakon nje, često su se javljale situacije u kojima je trebalo da se različitim ljudima, zadrugama, kolektivima itd. izvan samog plenuma prenesu ili elaboriraju odluke plenuma. Pristizali su pozivi na predstavljanje političkog cilja i same akcije na okruglim stolovima, konferencijama, drugim fakultetima, pred članovima zadrugâ ili grupama građana. Isto tako, za vreme blokadâ javljala se potreba i za neposrednijom komunikacijom i detaljnijim prenosom informacijâ između više različitih plenuma. Ređe, stizali su i pozivi za prisustvovanjem na sastancima zatvorenim za javnost s mogućim političkim saveznicima.

U takvim situacijama plenum je najpre morao da odluči da li uopšte želi da uspostavi komunikaciju s nekim od različitih aktera, a zatim da izabere delegate koji bi trebalo da obave taj posao. Zbog vrlo delikatnog problema predstavljanja plenuma od strane nekolicine ljudi, a i implikacijâ stupanja u kontakt s akterima različitih profila, uvek je bilo nužno da se detaljno raspravi da li su delegati uopšte potrebni (ili je dovoljno npr. poslati pisano saopštenje) a ako jesu, bilo je potrebno da se precizno definišu njihova ovlašćenja i zadaci. Bez obzira na različitost zadataka i ovlašćenja delegatâ u pojedinim situacijama, jedna stvar je uvek ista: DELEGATI NEMAJU PRAVO DONOŠENJA ODLUKA U IME PLENUMA. Oni deluju isključivo kao prenosioci informacijâ i u svojim nastupima u ime plenuma drže se unutar okvira odlukâ koje je plenum doneo (zbog toga moraju dobro da poznaju donete odluke). Uvek na oprezu, izbegavaju da iznose pretpostavke o ishodima rasprava koje plenum još nije vodio a ako se zatraži od njih da o tome iznesu svoje mišljenje, oni to, zbog mogućnosti da se njihova predstavnička funkcija zameni za sam plenum, moraju da odbiju. Isto tako, ne manje važno, delegati su dužni da podnesu plenumu detaljan izveštaj o svojoj aktivnosti kao i da prenesu sve informacije koje su prikupili.

Mandati

Za sprovođenje odlukâ plenuma u praksi dodeljuju se mandati. Za razliku od jednokratne delegatske dužnosti, mandati su često trajni i dodeljuju se grupama ljudi za zadatke koje treba obavljati često i/ili kontinuirano. Neki od tih zadataka mogu biti pisanje saopštenja za medije, uređivanje bloga, komunikacija s upravom fakulteta, osmišljavanje umetničkih performansa i slično. Kao i u slučaju delegatske dužnosti, mandat mora biti precizno definisan. Ipak, osobama kojima je dodeljen prepuštena je konačna odluka o sadržaju konkretnih istupa u ime plenuma te im je stoga nužno ostavljena sloboda kreativnosti i individualne procene. To uvodi mogućnost manipulacije i zbog toga plenum uvek može da oduzme mandat onima kojima ga je dodelio. U svakom trenutku može se raspravljati o nečijem mandatu na plenumu i, ako postoje dobri razlozi za njegovo oduzimanje, plenum će to i učiniti.

Bez obzira na slobodu artikulacije u konkretnim zadacima čije im je obavljanje povereno, mandatari nemaju pravo da deluju na svoju ruku ukoliko im plenum to nije odobrio. Npr. za vreme trajanja blokade saopštenja za medije bila su pisana (gotovo) svakodnevno bez svakodnevnog glasanja o tome, no nakon što je blokada suspendovana, o potrebi za njihovim pisanjem i reagovanjem na događaje koji se tiču plenuma, odlučuje se najpre na plenumu, a osobe kojima je poveren mandat tek onda imaju pravo da obavljaju povereni zadatak i to po mogućnosti na sastancima radne grupe koje su otvorene svim zainteresovanima.

Mandati, kao i delegatske dužnosti, mogu isto tako biti jednokratni, uloga moderatora na plenumu ili portparola su primeri jednokratnog mandata unutar zadatog ciklusa.

Sledeće poglavlje: Medijska strategija, medijska sekcija i medijska radna grupa